Najczęstsza skarga brzmi: „pisze ogólniki". To prawie zawsze znaczy jedno. Narzędzie dostało pytanie bez informacji, które są potrzebne, żeby odpowiedzieć konkretnie, więc odpowiedziało tak, jak odpowiada się każdemu.

Poniżej pięć rzeczy, których nie zna, a które decydują o tym, czy wynik nadaje się do użycia. Kolejność jest od najczęściej pomijanych.

1. Twój cennik i to, kiedy od niego odchodzisz

Cennik to nie tylko lista kwot. To także zasady: od jakiej wartości dajesz rabat, czego nigdy nie wliczasz w cenę, co jest płatne osobno, kiedy podnosisz stawkę za termin.

Bez tego każda wygenerowana oferta jest zgadywanką. Z tym staje się dokumentem do sprawdzenia i wysłania.

2. Kto zatwierdza i czego nie wolno obiecać

W każdej firmie są zdania, których nie wolno napisać klientowi. Termin, którego nie dotrzymacie. Zakres, którego nie robicie. Gwarancja, której nie dajecie.

Te granice zwykle nie są nigdzie zapisane, bo wszyscy je znają. Narzędzie ich nie zna i nie ma jak się domyślić. Wypisanie ich jest zwykle kwestią kwadransa, a odsiewa większość wpadek w tekstach idących na zewnątrz.

3. Co poszło źle poprzednim razem

Firma uczy się na wpadkach. Ta wiedza siedzi w głowach i nie ma jej w żadnym dokumencie: klient, który zrozumiał zapis o terminach opacznie, zlecenie, które okazało się dwa razy większe niż wycena, dostawca, po którym trzeba wszystko sprawdzać.

To najcenniejsza część kontekstu i najrzadziej przekazywana. Kilka zdań w stylu „w ofertach zawsze rozpisujemy, co nie wchodzi w zakres, bo raz nas to kosztowało dwa tygodnie pracy" zmienia jakość wyniku bardziej niż jakiekolwiek doprecyzowanie polecenia.

4. Jak wygląda dobry wynik u Ciebie

„Napisz ofertę" i „napisz ofertę taką jak ta" to dwa różne zadania i dają dwie różne jakości.

Dwa albo trzy przykłady tego, co uważacie za dobrą robotę, działają lepiej niż długi opis wymagań. Przy okazji zmuszają do rozstrzygnięcia, która z waszych ofert właściwie jest ta dobra, a to bywa najtrudniejsze pytanie w całym ćwiczeniu.

5. Kto to przeczyta

Ta sama treść inaczej wygląda dla klienta, inaczej dla podwykonawcy, inaczej do wewnętrznego obiegu. Odbiorca decyduje o długości, o tonie i o tym, ile trzeba tłumaczyć.

Brak tej informacji daje tekst uśredniony: za formalny dla swoich, za ogólny dla klienta.

Dlaczego to jest trudniejsze, niż wygląda

Żadna z tych pięciu rzeczy nie jest skomplikowana. Wszystkie są znane osobom, które w firmie pracują.

Problem polega na tym, że w małych firmach nie istnieją zapisane. Cennik jest w cenniku, ale zasady odstępstw są w głowie właściciela. Granice tego, czego nie obiecujemy, zna handlowiec z pięcioletnim stażem i nowa osoba po miesiącu, bo ktoś jej powiedział. Historia wpadek nie jest nigdzie.

Dlatego pierwsze podejście do AI w firmie tak często kończy się na wniosku „to nie działa". Nie brakuje narzędzia. Brakuje materiału, którym trzeba je nakarmić, a tego materiału nikt wcześniej nie musiał produkować, bo ludzie po prostu wiedzieli.

I tu jest rzecz, która zaskakuje właścicieli najbardziej. Spisanie tych pięciu rzeczy ma wartość samo w sobie, nawet gdyby AI nie weszło do firmy nigdy. To jest materiał do wdrożenia nowego pracownika, do przekazania obowiązków na czas urlopu i do sprzedaży firmy. Zwykle powstaje po raz pierwszy dopiero wtedy, gdy ktoś próbuje wytłumaczyć swoją pracę maszynie.

Która z tych pięciu rzeczy w Twojej firmie istnieje wyłącznie w czyjejś głowie?