Dwie osoby w biurze odpisują klientom na pytania o zamówienia. Używają tego samego narzędzia AI. Odpowiedzi jednej idą do klienta po drobnej poprawce, odpowiedzi drugiej trzeba pisać prawie od nowa.

Właściciel zakłada, że pierwsza lepiej pisze. Kiedy w końcu pyta, co robi inaczej, okazuje się, że przed każdym zadaniem wkleja do narzędzia kilka zdań z notatki w telefonie: odpowiadaj krótko, nie podawaj terminu bez zastrzeżenia o dniach roboczych, zawsze przywołaj numer zamówienia, nie obiecuj rabatu. Zbierała je kilka tygodni, jedno zdanie po każdej wpadce.

Narzędzie jest to samo. Różni się to, co dostaje przed zadaniem. A to leży w prywatnym telefonie.

O tym jest ten odcinek. Wiedza o tym, jak dobrze pracować z AI w Twojej firmie, powinna należeć do firmy, nie do jednej osoby. W praktyce oznacza to zapisanie jej we wspólnych ustawieniach narzędzia, pilnowanie, żeby była aktualna, i wskazanie osoby, która za nią odpowiada.

Poprawka pisana drugi raz idzie do ustawień

Notatka z telefonu powstała z dobrego odruchu. Ktoś zauważył, że jedno dopisane zdanie wyraźnie poprawia odpowiedź, i od tej pory dopisuje je przy każdym zadaniu.

Policz, ile to kosztuje. Dwie minuty przy zadaniu, raz w tygodniu, cztery osoby, pięćdziesiąt tygodni: ponad sześć godzin w roku na wklejanie tych samych zdań. To jeszcze nic. Więcej kosztują odpowiedzi, przy których nikt tych zdań nie wkleił. Druga osoba o notatce nie wie, więc jej odpowiedzi idą do klienta z terminem bez zastrzeżenia i z obiecanym rabatem.

Zasada jest prosta: jeśli tę samą poprawkę piszesz drugi raz, zapisz ją w ustawieniach narzędzia. Narzędzia AI do pracy w firmie mają zwykle miejsce na stałe instrukcje, obowiązujące przy każdym zadaniu, i na pliki, do których narzędzie sięga. Te ustawienia mogą być wspólne dla wszystkich, którzy robią to samo zadanie. Wtedy druga osoba od pierwszego dnia pracuje na tym, do czego pierwsza dochodziła metodą prób i błędów.

Reguły do instrukcji, fakty do plików

Przy przenoszeniu notatki do ustawień jedno rozróżnienie oszczędza kłopotów.

Zdanie „nie podawaj terminu bez zastrzeżenia o dniach roboczych” to reguła. Obowiązuje zawsze i rzadko się zmienia, więc pasuje do stałych instrukcji. Cennik to fakt. Narzędzie potrzebuje go tylko przy części zadań, a zmienia się przy każdej podwyżce. Jego miejsce jest w osobnym pliku, który przy zmianie podmienia się w jednym miejscu.

Cennik wpisany w instrukcje wygląda na skrót. Po pierwszej podwyżce stara cena zostaje w instrukcjach, nowa trafia do pliku i nie wiadomo, którą narzędzie weźmie.

Zapisane ustawienia się starzeją

Zapisanie to dopiero połowa. Ustawienia zostają takie, jakie były w dniu zapisu, a firma się zmienia.

Instrukcja pisana pod sposób pracy sprzed pół roku. Wzór umowy, którego firma już nie używa. Nazwa usługi, która się zmieniła. Żadna z tych rzeczy nie wywoła błędu. Odpowiedzi dalej wyglądają poprawnie, tylko są trochę nieaktualne, i często pierwszy zauważa to klient.

Pomaga przegląd raz w miesiącu: przeczytać instrukcje i pliki, porównać z tym, jak firma pracuje dziś, poprawić różnice. Datę ostatniego przeglądu zapisać tam, gdzie każdy ją zobaczy.

Ustawienia potrzebują właściciela

Przegląd bez przypisanej osoby się nie odbędzie, bo poprawianie ustawień zawsze przegrywa z bieżącą robotą. Potrzebna jest wyznaczona osoba, która ma to w zakresie obowiązków. Nie musi znać się na technice. Musi wiedzieć, że zmiana cennika albo sposobu pracy oznacza też zmianę w ustawieniach.

Kandydat zwykle już pracuje w firmie. To osoba, która nosi w telefonie notatkę z poprawkami.

Które zdanie ktoś u Ciebie w firmie dopisuje do narzędzia ręcznie, przy każdym zadaniu?